Kun tärkeä asia pysähtyy: vastuun tyhjiö monimutkaisissa työasioissa

Työelämässä monet tärkeät asiat pysähtyvät yllättävän hiljaiseen hetkeen. Joku nostaa esiin asian, joka on selvästi tärkeä: siihen reagoidaan nopeasti, peukut nousevat, joku kirjoittaa "tärkeä pointti", toinen lisää oman näkökulmansa, kolmas muistuttaa, että tämä liittyy myös siihen toiseen asiaan. Keskustelu näyttää hetken ajan jopa lupaavalta, vähän niin kuin yhteinen ymmärrys olisi juuri syntymässä. Hetken kuluttua ketju hiipuu. Viestejä ei enää tule, eikä kukaan varsinaisesti tee mitään väärää – silti mitään ei myöskään tapahdu. Päivä tai kaksi myöhemmin sama asia palaa esiin, usein juuri sen saman henkilön nostamana, joka asian esitti. Ei siksi että muut eivät olisi pitäneet asiaa tärkeänä, vaan siksi että keskustelun keskellä jäi yksi pieni, kuitenkin ratkaiseva asia sanomatta: kuka tästä oikeastaan vastaa. Juuri tällaisissa hetkissä syntyy harvvoin nimetty ilmiö – vastuun tyhjiö.

Kun kaikki ovat samaa mieltä – eikä mitään ei oikeasti sovittu

Ryhmächatissa tämä voi olla yllättävän tuttua. Joku nostaa esiin asian, joka on selvästi tärkeä – ehkä jokin työssä jumittava kysymys, asia, joka vaatii päätöksen tai tilanne, joka ei etene ilman toimenpiteitä. Viestejä alkaa tulla nopeasti: hyvä huomio, tärkeä juttu, tätä pitäisi edistää. Joku avaa ketjussa oman näkökulmansa, toinen muistuttaa,että tämä liittyy myös siihen toiseen asiaan. Keskustelu näyttää hetken ajan jopa lupaavalta. Kaikki osallistuvat, kukaan ei vastusta sekä tunnelma on rakentava. Ulospäin se voi jopa näyttää siltä kuin yhteinen ymmärrys olisi syntynyt.

Jonkin ajan kuluttua, jos keskustelua katsoo hetken päästä uudelleen, huomaa jotain olennaista puuttuvan. Kukaan ei oikeastaan sano, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kukaan ei nimeä, kuka asian vie eteenpäin, mitä konkreettisesti tehdään tai milloin siihen palataan. Keskustelu päättyy usein myöntäviin reaktioihin – peukkuihin, "hyvä idea" -kommentteihin tai lyhyeen "selvä"-viestiin. Hetken aikaa syntyy tunne, että asia on käsitelty ja että se varmasti etenee. Todellisuudessa mitään ei ole vielä sovittu.

Juuri tässä syntyy ilmiö, joka työelämässä on yllättävän yleinen, joka on harvoin äänneen nimetty: näennäinen yhteisymmärrys. Kaikki ovat mukana keskustelussa ja kaikki tuntuvat olevan samaa mieltä, ja kukaan ei ota vastuuta seuraavasta askeleesta. Keskustelu luo vaikutelman etenemisestä, vaikka todellisuudessa asia jää ilmaan. Tällöin tapahtuu usein jotain hyvin tunnistettavaa – asia palaa myöhemmin uudelleen, yleensä jonkun muistuttamana.

Näennäinen yhteisymmärrys on työelämän hiljaisin este

Työelämässä ajatellaan usein, että ongelmat syntyvät "vain" silloin, kun ihmiset ovat eri mieltä. Kun keskustelu kiristyy, näkemykset törmäävät ja ratkaisu tuntuu kaukaiselta. Yllättävän moni asia ei pysähdy tähän. Se pysähtyy paljon hiljaisempaan kohtaan: tilanteeseen, jossa kaikki näyttävät olevan samaa mieltä. Keskustelu sujuu, kukaan ei vastusta, eikä ilmassa ole konfliktia. Jolloin tilanne näyttää hetken aikaa hyvältä. Yhteisymmärrys tuntuu syntyneen, vaikka todellisuudessa mitään ei ole vielä ratkaistu.

Näennäinen yhteisymmärrys syntyy usein silloin, kun keskustelu keskittyy ajatuksiin ja näkökulmiin, muttei seuraaviin askeliin. Monimutkaisissa asioissa tämä voi näkyä erityisesti. Kun aihe koskee useita ihmisiä, tiimejä tai näkökulmia, keskustelu laajenee nopeasti: joku tarkentaa taustaa, toinen tuo esiin riskin ja kolmas ehdottaa suuntaa. Keskustelu on aktiivista ja rakentavaa, mutta samalla yksi asia jää helposti sanomatta ääneen. Kuka tästä oikeastaan vastaa. Ilman tätä kysymystä yhteisymmärrys jää helposti vain keskustelun tasolle – ei päätökseksi eikä toiminnaksi.

Vastuun tyhjiö syntyy juuri silloin, kun asia koskee monia

Monimutkaisissa työasioissa vastuun tyhjiö ei synny siksi, että kukaan ei välittäisi. Päinvastoin. Usein asia koskee useita ihmisiä, tiimejä tai näkökulmia, ja juuri siksi moni osallistuu keskusteluun. Jokaisella on jokin osa kokonaisuudesta: joku tuntee taustan, toinen näkee riskit, kolmas ymmärtää käytännön toteutuksen. Keskustelu on aktiivista ja ihmiset haluavat edistää asiaa. Silti kokonaisuus ei liiku eteenpäin, koska vastuu jää jakautumaan niin laajalle, ettei se lopulta kuulu kenellekään.

Tällaisessa tilanteessa syntyy helposti hiljainen oletus. Jokainen ajattelee, että joku muu varmasti vie asian eteenpäin – ehkä hän, joka nosti asian esiin, tai ehkä hän, joka tuntee aihetta eniten, tai ehkä hän, jonka rooli liittyy siihen lähimmin. Kukaan ei sano tätä ääneen, mutta helposti keskustelijat alkavat olettavat näin tapahtuvan. Ja koska oletus tuntuu loogiselta, kukaan ei pysähdy tarkistamaan sitä. Näin vastuun tyhjiö ei yleensä näytä vastuun välttelyltä. Se näyttää yhteistyöltä, jossa kaikki osallistuvat, ja kuitenkaan kukaan ei ota kokonaisuutta omakseen.

Siksi sama asia palaa keskusteluun uudelleen

Kun vastuu jää nimeämättä, asia ei useinkaan pysähdy kokonaan – se jää kiertämään. Hetken aikaa näyttää siltä, että keskustelu riitti ja asia on ainakin jollakin tavalla hoidossa. Arki jatkuu, uudet viestit ja tehtävät täyttävät päivän, ja huomio siirtyy muihin asioihin. Kuitenkaan, koska kukaan ei oikeasti vienyt asiaa eteenpäin, se ei myöskään ratkea. Jonkin ajan kuluttua joku huomaa saman kysymyksen uudelleen: missä tämä oikein menee, pitäisikö tähän palata, eikö tästä jo puhuttu viime viikolla?

Usein juuri se henkilö, joka alun perin nosti asian esiin, palaa siihen uudelleen. Ei siksi, että hän olisi nimetty vastuunkantaja, vaan asia jäi hänen mieleensä. Hän huomaa ensimmäisenä, ettei mitään ole tapahtunut. Silloin hän muistuttaa, kysyy tilannetta tai avaa keskustelun uudelleen. Ja näin sama keskustelu alkaa alusta – jälleen hyvällä hengellä, jälleen monella näkökulmalla. Jos vastuuta ei tälläkään kertaa nimetä, keskustelu voi päättyä täsmälleen samalla tavalla kuin ensimmäisellä kerralla. Asiat eivät pysähdy erimielisyyteen, vaan siihen, että vastuu jäi jälleen oletukseksi.

Tässä kohtaa työelämää voi "debugata"

Kun sama asia palaa keskusteluun uudelleen, monessa organisaatiossa ensimmäinen reaktio on jatkaa keskustelua. Etsitään lisää näkökulmia, tarkennetaan ajatuksia tai kysytään vielä muutama lisäkysymys. Toisinaan hyödyllisempi liike on pysähtyä hetkeksi ja katsoa tilannetta kuin järjestelmäbugia: missä kohtaa prosessi oikeastaan katkesi.

Usein vastaus löytyy yllättävän nopeasti. Keskustelu ei pysähtynyt siksi, että ihmiset olisivat olleet eri mieltä tai ratkaisua ei olisi löytynyt. Se pysähtyi, kun vastuu jäi nimeämättä. Debuggaus tarkoittaa yksinkertaista tarkistusta: mikä tässä keskustelussa oli päätös, mikä seuraava askel ja kuka siitä vastaa. Jos näihin ei löydy selkeää vastausta, ongelma ei ole keskustelussa – vaan siinä, että omistaja puuttuu.

Vastuun tyhjiön tunnistaa usein muutamasta pienestä merkistä. Keskustelua on paljon ja näkökulmia tulee useita, muttei kukaan sano ääneen mitä seuraavaksi tapahtuu. Viesteissä näkyy myöntäviä reaktioita – "hyvä idea", "tärkeä juttu", "palataan tähän" – eikä kukaan nimeä vastuunkantajaa. Kun keskustelun jälkeen kysyy itseltään kolme yksinkertaista kysymystä 

• mikä oli päätös, 
• mikä on seuraava askel ja 
• kuka siitä vastaa – ja jos näihin ei löydy selkeää vastausta, ollaan todennäköisesti vastuun tyhjiössä. 

Useimmissa työyhteisöissä tämä hetki on yllättävän tuttu. Keskustelu on hyvää, ihmiset osallistuvat ja asia tuntuu tärkeältä. Silti jokin jää ilmaan. Vasta myöhemmin huomataan, ettei kukaan oikeastaan vienyt asiaa eteenpäin.

Yksi pieni kysymys, joka katkaisee vastuun tyhjiön

Vastuun tyhjiö ei yleensä katkea isolla muutoksella tai uudella työkalulla. Usein se katkeaa paljon yksinkertaisemmassa kohdassa: siinä hetkessä, kun joku pysähtyy kysymään ääneen, mitä seuraavaksi oikeasti tapahtuu. Keskustelu voi olla hyvinkin rakentava ja täynnä ajatuksia, kuitenkaan, jos kukaan ei sano ääneen, kuka vie asian eteenpäin, keskustelu jää helposti vain keskusteluksi. Siksi joskus kaikkein tärkein kysymys ei ole "mitä mieltä olemme tästä", vaan "kuka omistaa tämän asian".

Tämä kysymyksen esitettäessä ajoissa, tapahtuu jotain hyvin konkreettista. Keskustelu siirtyy ajatuksista toimintaan. Yhtäkkiä asia ei ole enää yleinen huoli tai yhteinen teema, vaan tehtävä, jolla on omistaja. Joku sanoo: minä hoidan tämän. Tai: tämä kuuluu minulle, selvitän asian ja palaan siihen. Se on pieni lause, ja sillä on iso vaikutus. Vasta siinä kohdassa keskustelu muuttuu päätökseksi ja päätös alkaa muuttua toiminnaksi. Monimutkaisissa asioissa yhteistyö on välttämätöntä sekä eteneminen alkaa usein vasta silloin, kun joku ottaa kokonaisuuden omakseen.

Ehkä ongelma ei ole keskustelussa – vaan siinä, että kukaan ei omista asiaa

Työelämässä puhutaan paljon yhteistyöstä. Yhteisistä asioista, yhteisistä tavoitteista ja siitä, että ongelmia ratkotaan yhdessä. Ja monimutkaisissa asioissa se onkin totta: harva asia ratkeaa yhden ihmisen näkökulmasta. Siksi keskustelua, näkökulmia  ja yhteistä ajattelua tarvitaan. Joskus juuri tämä yhteisyys peittää alleen yhden yksinkertaisen kysymyksen: kuka tästä lopulta vastaa.

Kun vastuu jää ilmaan, keskustelu voi näyttää pitkään toimivalta. Ihmiset osallistuvat, ajatuksia syntyy ja yhteisymmärrys tuntuu syntyvän. Silti asiat jäävät helposti kesken. Ei siksi, että ihmiset eivät välittäisi tai että näkemykset olisivat ristiriidassa, vaan siksi että kukaan ei ottanut kokonaisuutta omakseen. Silloin työelämän ehkä yleisin ilmiö alkaa näkyä: sama asia palaa keskusteluun uudelleen, kunnes joku lopulta pysähtyy ja sanoo ääneen sen, mikä olisi voitu sanoa jo ensimmäisellä kerralla.

"Minä hoidan tämän".

Ja usein juuri siinä kohdassa asia alkaa vihdoin liikkua.

Keskustelu voi olla yhteinen, mutta vastuu ei.