Miksi osa palavereista väsyttää enemmän kuin itse työ

Joskus voi kokea olevansa työpäivän jälkeen aivan 'loppu', vaikka itse ydintyö on voinut jäädä vähemmälle. Päivä on voinut kulua pääosin palavereissa, keskusteluissa ja yhteisessä koordinoinnissa, eikä silti olo muistuta kevyttä toimistopäivää vaan henkisesti raskasta suoritusta. Tämä herättää helposti turhautumista, koska kuormituksen määrä ei tunnu vastaavan sitä, mitä päivän aikana konkreettisesti saatiin aikaan.

Ongelmaa voidaan selitetää palavereiden paljolla määrällä. Määrä vaikuttaakin kuormitukseen, ja liiallinen kokoustaminen kuormittaa lähes ketä tahansa. Silti määrä ei yksin selitä sitä, miksi osa palavereista tuntuu lähes huomaamattomalta ja osa vie energiaa enemmän kuin usean tunnin keskittynyt asiantuntijatyö. Kaikki palaverit eivät kuormita samalla tavalla, vaikka ne näyttäisivät kalenterissa identtisiltä tunnin varauksilta.

Palaveri kuormittaa, koska siinä tehdään usein paljon muutakin kuin vain istutaan paikalla ja kuunnellaan.

Palaveri vaatii jatkuvaa näkymätöntä työtä

Palaveriin osallistuminen on monelle jatkuvaa samanaikaista ajattelua ja tulkintaa. Keskustelun sisältöä ei vain kuunnella, vaan samalla arvioidaan, mikä on olennaista, mitä jätetään sanomatta, missä kohtaa kannattaa ottaa puheenvuoro, miten oma näkemys kannattaa muotoilla ja mitä muiden sanoma käytännössä tarkoittaa päätösten tai odotusten kannalta. Usea meistä seuraa samanaikaisesti sekä keskustelun näkyvää sisältöä että sen alla kulkevaa sosiaalista dynamiikkaa.

Asiaa voidaan myös kuvata tai ajatella niin, että palaverissa ei useinkaan vain vastaanoteta tietoa. Siinä tulkitaan, ennakoidaan, ajoitetaan, säädellään omaa ilmaisua ja rakennetaan ymmärrystä siitä, mitä tilanteessa oikeastaan tapahtuu. Tämä on jatkuvaa ajattelun ja vuorovaikutuksen työtä, vaikka ulospäin se näyttää siltä, että ihmiset vain keskustelevat pöydän ääressä.

Tämä voi olla yksi syy siihen, että kaksi tuntia palaverissa voi väsyttää enemmän kuin kaksi tuntia syväkeskittynyttä yksintyötä. Työmäärä ei ehkä näytä ulospäin suurelta, vaikka hermosto ja ajattelu ovat tehneet jatkuvasti töitä koko tilanteen ajan.

Kaikki palaverit eivät kuormita samalla tavalla

Palaverin kuormittavuus ei määräydy vain sen keston perusteella, vaan myös sen mukaan, kuinka paljon epäselvyyttä, tulkintaa ja jatkuvaa säätelyä osallistuminen vaatii.

Selkeästi johdettu palaveri, jossa tavoite on yksiselitteinen, roolit ovat selvät ja keskustelu pysyy aiheessa, voi kulua lähes huomaamatta. Vastaavasti lyhytkin kokous voi väsyttää kohtuuttomasti, jos sen rakenne on epäselvä ja osallistujat joutuvat jatkuvasti rakentamaan itse ymmärrystä siitä, mitä ollaan päättämässä.

Kahden tunnin työpaja voi väsyttää vähemmän kuin 30 minuutin statuspalaveri, jos ensimmäisessä kaikki tietävät miksi ovat paikalla ja jälkimmäisessä kukaan ei ole varma, mitä oikeastaan ollaan ratkaisemassa.

Kuormittavia ovat usein tilanteet, joissa palaverin tarkoitus on epäselvä, osallistujien roolit ovat hämärät tai keskustelussa liikutaan jatkuvasti usealla tasolla yhtä aikaa ilman, että kukaan kokoaa kokonaisuutta yhteen.

Myös oma asema palaverissa vaikuttaa kuormitukseen. Tilanne, jossa ihminen tietää tarkasti oman roolinsa ja osallistumisen tarpeensa, kuormittaa eri tavalla kuin tilanne, jossa hänen täytyy jatkuvasti arvioida, pitäisikö sanoa jotain, odotetaanko häneltä kannanottoa tai onko jokin tärkeä asia jäämässä huomaamatta.

Palaverin kuormitus ei pääty siihen, kun se loppuu

Merkittävä osa palaverin kuormituksesta syntyy myös ennen ja jälkeen itse tapaamisen.

Ennen palaveria moni valmistautuu mielessään tulevaan tilanteeseen, ennakoi mahdollisia keskustelulinjoja, pohtii omaa näkökulmaansa ja arvioi, mitä asioita pitäisi saada esiin. Tämä työ jää usein näkymättömäksi, vaikka se alkaa jo ennen varsinaista palaveria/ kokousta.

Palaverin jälkeen kuormitus jatkuu, jos tilanteesta jäi avoimia "silmukoita" eli keskeneräisiä tai epäselviksi jääviä asioita, jotka jäävät pyörimään mieleen. Jos päätöksiä ei tehty kunnolla, vastuut jäivät hämäriksi tai tunne jäi siihen, ettei jotain olennaista käsitelty loppuun, palaveri ei pääty mielessä siihen, kun kalenterivaraus loppuu.

Toisinaan ei  väsytä pelkkään kokoukseen. Vaan väsytään siihen, että palaveri alkaa kuormittaa jo ennen alkamistaan ja jatkuu mielessä vielä sen jälkeenkin.

Ongelma ei aina ole palaverien määrä vaan niiden rakenne

Kun palaverit kuormittavat, ensimmäinen ratkaisu on usein vähentää niiden määrää. Tämä voi auttaa, jos kokouskäytäntöjä on todella liikaa. Täytyisi huomata, ettei ongelma ole aina määrällinen.

Jos palaveri vaatii jatkuvaa tulkintaa, jättää asiat epäselviksi, hajottaa huomion useaan suuntaan tai synnyttää jatkuvasti uusia avoimia silmukoita, myös pieni määrä palavereita voi kuormittaa.

Näin varsinainen ongelma ei ole palaverikulttuurin määrä vaan niiden rakenne. Palaverit eivät kuormita siksi, että niitä on paljon, vaan syystä, että ne on rakennettu tavalla, joka siirtää jatkuvasti epäselvyyttä, tulkintatyötä ja yhteensovittamista osallistujien kannettavaksi.

Palaveri voi olla päivän raskain työtehtävä

Työelämässä on edelleen vahva oletus, että varsinainen työ alkaa vasta palaverien jälkeen. Tämä näkyy puheessa, jossa palavereita/ kokouksia pidetään helposti työn esteenä eikä työnä itsessään.

Todellisuudessa moni palaveri on henkisesti, sosiaalisesti ja ajattelun tasolla kuormittavampaa kuin suuri osa niin sanotusta varsinaisesta työstä. Erityisesti asiantuntijatyössä yhteinen ajattelu, päätöksenteko ja koordinointi ovat työn ydintä, eivät sen sivutuote.

Silti se, että palaveri on työtä, ei tarkoita, ettei se voisi olla huonosti rakennettua työtä.

Jos palaverit väsyttävät jatkuvasti enemmän kuin itse työ, kyse ei välttämättä ole siitä, että työntekijät eivät jaksaisi keskittyä tai että kalenteri on vain liian täynnä. Syvempi syy voi olla, ongelma ei ehkä ole työn määrä vaan se, kuinka paljon aikaa kuluu työtä tukeviin asioihin itse työn sijaan.

Artikkelin optimointia ja rakenteen toimivuutta on testattu tekoälyn (tukiälyn) avulla.