Miksi osa palavereista väsyttää enemmän kuin itse työ

Jotkut voivat kokea olevansa työpäivän jälkeen yllättävän väsynyt, vaikka varsinainen työ on voinut jäädä lähes tekemättä. Päivä on voinut kulua pääosin palavereissa, keskusteluissa ja yhteisessä koordinoinnissa, eikä silti olo muistuta kevyttä toimistopäivää vaan henkisesti raskasta suoritusta. Tämä herättää helposti turhautumista, koska kuormituksen määrä ei tunnu vastaavan sitä, mitä päivän aikana konkreettisesti saatiin aikaan.

Usein ongelmaa voidaan selitetää usein palaverien paljolla määrällä. Määrä vaikuttaakin kuormitukseen, ja liiallinen kokoustaminen kuormittaa lähes ketä tahansa. Silti määrä ei yksin selitä sitä, miksi osa palavereista tuntuu lähes huomaamattomalta ja osa vie energiaa enemmän kuin usean tunnin keskittynyt asiantuntijatyö. Kaikki palaverit eivät kuormita samalla tavalla, vaikka ne näyttäisivät kalenterissa identtisiltä tunnin varauksilta.

Palaveri kuormittaa, koska siinä tehdään usein paljon muutakin kuin vain istutaan paikalla ja kuunnellaan.

Palaveri vaatii jatkuvaa näkymätöntä työtä

Palaveriin osallistuminen on monelle jatkuvaa samanaikaista ajattelua ja tulkintaa. Keskustelun sisältöä ei vain kuunnella, vaan samalla arvioidaan, mikä on olennaista, mitä jätetään sanomatta, missä kohtaa kannattaa ottaa puheenvuoro, miten oma näkemys kannattaa muotoilla ja mitä muiden sanoma käytännössä tarkoittaa päätösten tai odotusten kannalta. Moni seuraa samanaikaisesti sekä keskustelun näkyvää sisältöä että sen alla kulkevaa sosiaalista dynamiikkaa.

Asiaa voidaan myös kuvata tai ajatella niin, että palaverissa ei useinkaan vain vastaanoteta tietoa. Siinä tulkitaan, ennakoidaan, ajoitetaan, säädellään omaa ilmaisua ja rakennetaan ymmärrystä siitä, mitä tilanteessa oikeastaan tapahtuu. Tämä on jatkuvaa ajattelun ja vuorovaikutuksen työtä, vaikka ulospäin se näyttää siltä, että ihmiset vain keskustelevat pöydän ääressä.

Tämä voi olla syynä, että kaksi tuntia palaverissa voi väsyttää enemmän kuin kaksi tuntia syväkeskittynyttä yksintyötä. Työmäärä ei ehkä näytä ulospäin suurelta, vaikka hermosto ja ajattelu ovat tehneet jatkuvasti töitä koko tilanteen ajan.

Kaikki palaverit eivät kuormita samalla tavalla

Palaverin kuormittavuus ei määräydy vain sen keston perusteella, vaan myös sen mukaan, kuinka paljon epäselvyyttä, tulkintaa ja jatkuvaa säätelyä osallistuminen vaatii.

Selkeästi johdettu palaveri, jossa tavoite on yksiselitteinen, roolit ovat selvät ja keskustelu pysyy aiheessa, voi kulua lähes huomaamatta. Vastaavasti lyhytkin kokous voi väsyttää kohtuuttomasti, jos sen rakenne on epäselvä ja osallistujat joutuvat jatkuvasti rakentamaan itse ymmärrystä siitä, mitä ollaan päättämässä.

Kahden tunnin työpaja voi väsyttää vähemmän kuin 30 minuutin statuspalaveri, jos ensimmäisessä kaikki tietävät miksi ovat paikalla ja jälkimmäisessä kukaan ei ole varma, mitä oikeastaan ollaan ratkaisemassa.

Erityisen kuormittavia ovat usein tilanteet, joissa palaverin tarkoitus on epäselvä, osallistujien roolit ovat hämärät tai keskustelussa liikutaan jatkuvasti usealla tasolla yhtä aikaa ilman, että kukaan kokoaa kokonaisuutta yhteen.

Toki myös oma asema palaverissa vaikuttaa kuormitukseen. Tilanne, jossa ihminen tietää tarkasti oman roolinsa ja osallistumisen tarpeensa, kuormittaa eri tavalla kuin tilanne, jossa hänen täytyy jatkuvasti arvioida, pitäisikö sanoa jotain, odotetaanko häneltä kannanottoa tai onko jokin tärkeä asia jäämässä huomaamatta.

Palaverin kuormitus ei pääty siihen, kun se loppuu

Merkittävä osa palaverin kuormituksesta syntyy myös ennen ja jälkeen itse tapaamisen.

Ennen palaveria moni valmistautuu mielessään tulevaan tilanteeseen, ennakoi mahdollisia keskustelulinjoja, pohtii omaa näkökulmaansa ja arvioi, mitä asioita pitäisi saada esiin. Tämä työ jää usein näkymättömäksi, vaikka se alkaa jo ennen varsinaista kokousta.

Palaverin jälkeen kuormitus jatkuu, jos tilanteesta jäi avoimia "silmukoita" eli keskeneräisiä tai epäselviksi jääviä asioita, jotka jäävät pyörimään mieleen. Jos päätöksiä ei tehty kunnolla, vastuut jäivät hämäriksi tai tunne jäi siihen, ettei jotain olennaista käsitelty loppuun, palaveri ei pääty mielessä siihen, kun kalenterivaraus loppuu.

Moni ei siis väsy pelkkään kokoukseen. Vaan väsyy siihen, että palaveri alkaa kuormittaa jo ennen alkamistaan ja jatkuu mielessä vielä sen jälkeenkin.

Ongelma ei aina ole palaverien määrä vaan niiden rakenne

Kun palaverit kuormittavat liikaa, ensimmäinen ratkaisu on usein vähentää niiden määrää. Tämä voi auttaa, jos kokouskäytäntöjä on aidosti liikaa. Täytyisi huomata, ettei ongelma ole aina määrällinen.

Jos palaveri vaatii jatkuvaa tulkintaa, jättää asiat epäselviksi, hajottaa huomion useaan suuntaan tai synnyttää jatkuvasti uusia avoimia silmukoita, myös pieni määrä palavereita voi kuormittaa paljon.

Tällöin varsinainen ongelma ei ole palaverikulttuurin määrä vaan niiden rakenne. Palaverit eivät kuormita siksi, että niitä on paljon, vaan syystä, että ne on rakennettu tavalla, joka siirtää jatkuvasti epäselvyyttä, tulkintatyötä ja yhteensovittamista osallistujien kannettavaksi.

Palaveri voi olla päivän raskain työtehtävä

Työelämässä on edelleen vahva oletus, että varsinainen työ alkaa vasta palaverien jälkeen. Tämä näkyy puheessa, jossa kokouksia pidetään helposti työn esteenä eikä työnä itsessään.

Todellisuudessa moni palaveri on henkisesti, sosiaalisesti ja ajattelun tasolla kuormittavampaa kuin suuri osa niin sanotusta varsinaisesta työstä. Erityisesti asiantuntijatyössä yhteinen ajattelu, päätöksenteko ja koordinointi ovat usein työn ydintä, eivät sen sivutuote.

Silti se, että palaveri on työtä, ei tarkoita, ettei se voisi olla huonosti rakennettua työtä.

Jos palaverit väsyttävät jatkuvasti enemmän kuin itse työ, kyse ei välttämättä ole siitä, että työntekijät eivät jaksaisi keskittyä tai että kalenteri on vain liian täynnä. Syvempi syy voi olla se, että organisaatio ei ehkä arvioi väärin työn määrää, vaan väärin sitä, mitä se laskee työksi.

Artikkelin optimointia ja rakenteen toimivuutta on testattu tekoälyn (tukiälyn) avulla.