Miksi kaikki kiire ei näytä kiireeltä

Työelämässä kiire voidaan ehkä tunnistaa päällepäin näkyvien merkkien perusteella. Kiireiseltä näyttävä ihminen puhuu nopeasti, juoksee palaverista toiseen, huokailee työmääräänsä, vastaa viesteihin iltaisin ja kertoo avoimesti olevansa kuormittunut. Juuri tällainen työkuormitus on helppo muiden havaita, koska se näkyy ulospäin tavalla, jonka ympäristö osaa tulkita kiireeksi.

Ihan kaikki kiire ei kuitenkaan näytä tältä.

Osa ihmisistä kantaa erittäin suurta työmäärää, vastuuta, jatkuvaa päätöksentekoa tai ajattelukuormaa ilman, että heidän ulkoinen olemuksensa muuttuu juurikaann. He eivät näytä ulospäin välttämättä yhtään kiireisiltä. Koska he eivät tee kuormitustaan näkyväksi, eivät puhu siitä jatkuvasti eivätkä välttämättä itse edes sanoita sitä ennen kuin kuormitus on jo kasvanut liian suureksi.

Tämä voi synnyttää työelämässä helposti väärintulkinnan: rauhallisesti toimiva ihminen nähdään vähemmän kuormittuneena kuin hän todellisuudessa on.

Näkyvä kiire saa enemmän huomiota kuin hiljainen kuormitus

Työyhteisössä kuormituksen tunnistaminen perustuu pitkälti havaittavaan käyttäytymiseen. Jos joku vaikuttaa stressaantuneelta, puhuu kiireestään avoimesti tai tekee kuormituksensa näkyväksi, ympäristö tunnistaa helpommin hänen rajansa. Hänen työtilanteeseensa osataan reagoida, koska kuormitus on kaikkien nähtävissä. Hiljaisempi kuormitus jää yleensä helpommin huomaamatta.

Kun ihminen toimii rauhallisesti, pitää ilmeensä neutraalina, hoitaa asiansa ilman näkyvää kiirettä eikä tee kuormituksestaan numeroa, ympäristö tulkitsee helposti hänen tilanteensa hallituksi. Rauhallisuus näyttäytyy tässä tapauksessa kapasiteettina, vaikka todellisuudessa se voi kertoa vain siitä, että ihminen ei ulkoista ja näytä kuormitustaan samalla tavalla kuin joku toinen.

Työyhteisö ei siis aina reagoi siihen, kuka kantaa eniten, vaan siihen, kuka näyttää kuormittuneimmalta.

Rauhallinen ulkokuori ei kerro sisäisestä kuormasta

Se, ettei ihminen näytä kiireiseltä, ei tarkoita, ettei hän olisi kiireinen. Ei voida myöskään sanoa, että hänen työnsä olisi kevyempää, vastuunsa pienempiä tai kuormituksensa vähäisempää. Rauhallisen ulkoisen olemuksen taustalla voi olla useita tai monimutkaisia asioita. Kyse voi olla hyvästä itsesäätelystä, tottumuksesta toimia paineen alla, tietoisesta ammattimaisuudesta tai ihan vaan siitä, ettei ihminen pidä tarpeellisena tehdä omaa kuormitustaan näkyväksi muille. Tai sitten joillekin kuormituksen näyttäminen ei vaan tunnu luontevalta lainkaan. Heidän tapansa toimia kuormituksessa on vetää ilme neutraaliksi, puhua yhä rauhallisemmin ja keskittyä entistä tarkemmin siihen, että ulospäin kaikki näyttää hallitulta. Paradoksaalisesti juuri silloin, kun kuormitus kasvaa suurimmaksi, he voivat näyttää ympäristön silmissä kaikkein vakaimmilta.

Tämä tekee näkyvän ja todellisen kuormituksen välisestä suhteesta yllättävän epäluotettavan.

Näkymätön kuormitus alkaa kasautua samoille ihmisille

Kun työyhteisö arvioi kapasiteettia vain näkyvän kiireen perusteella, lisätyö voi kasautua niille, jotka näyttävät "kestävän" eniten. Heille annetaan lisää vastuuta, koska he eivät vaikuta kuormittuneilta. Heitä pyydetään ottamaan vielä yksi kokonaisuus, osallistumaan vielä yhteen projektiin tai paikkaamaan vielä yksi tilanne, koska heidän oletetaan pärjäävän. Tämä voi näkyä tilanteissa, joissa rauhallisesti toimivalta ihmiseltä kysytään ensimmäisenä, voisiko hän vielä ottaa yhden projektin tai osallistua vielä yhteen kokonaisuuteen, koska hän "ei vaikuta yhtä kuormittuneelta kuin muut".

Perustelu ei useinkaan ole tietoinen epäoikeudenmukaisuus, vaan yksinkertainen havainto: hän näyttää siltä, että hänellä on tilaa. Näin rauhallisuus alkaa työelämässä kääntyä itseään vastaan. Mitä paremmin ihminen säätelee itseään ja kantaa kuormansa ilman näkyvää oireilua, sitä todennäköisemmin hänen kapasiteettinsa yliarvioidaan.

Pitkällä aikavälillä tämä synnyttää tilanteen, jossa osa työyhteisön kuormittuneimmista ihmisistä näyttää ulospäin kaikkein vähiten kuormittuneilta.

Kypsä organisaatio ei arvioi kuormitusta vain näkyvien signaalien perusteella

Mikäli työyhteisö haluaa ymmärtää kuormitusta realistisesti, sen ei riitä tarkkailla vain sitä, kuka näyttää kiireiseltä. Näkyvä stressi on vain yksi signaali muiden joukossa, ei luotettava kokonaismittari. Kuormituksen arviointi vaatii ymmärrystä siitä, mitä ihmiset todellisuudessa kantavat, kuinka paljon vastuuta heidän työnsä sisältää, minkä verran jatkuvaa päätöksentekoa ja ajattelutyötä heidän roolinsa vaatii sekä kuinka paljon keskeytyksiä, koordinointia ja muuta näkymätöntä työtä heidän tehtäviinsä liittyy.

Muuten organisaatio päätyy toistuvasti aliarvioimaan niitä, jotka osaavat tai pystyvät näennäisesti kantamaan paljon ilman, että se näkyy ulospäin.

Kaikki kuormitus ei "pyydä" huomiota ääneen

Kuten sanottu työelämässä yleensä huomataan heidät, joka näyttävät kiireiseltä. Vaikeampaa on ehkä  havaita heitä, joka toimivat rauhallisesti samalla, kun kantavat enemmän kuin pitäisi.

Jos epätasaista kuormitusta tunnistetaan työssä vain silloin, kun se näkyy henkilön äänenpainoissa, kiireisenä olemuksena ja/ tai ulkoisena stressinä, jää hiljaiset ja 'ulkoiselta olemukseltaan stressittömät' huomioitta. Tällöin voidaan olla siinä tilanteessa, että rauhallisen olemuksen omaavan kapasiteetti on jo ylitetty ilman, että sitä huomioidaan. 

Artikkelin optimointia ja rakenteen toimivuutta on testattu tekoälyn (tukiälyn) avulla.