Miksi tiimityö kuormittaa, vaikka kaikki tekevät työnsä hyvin?

Hermostollinen rytmi työyhteisön näkymättömänä kitkatekijänä

Kaikki työyhteisön kitka ei synny huonosta johtamisesta, epäselvistä prosesseista tai siitä, etteivät ihmiset haluaisi tehdä yhteistyötä. Osa kitkasta syntyy paljon perustavammasta asiasta: siitä, että ihmiset toimivat eri rytmissä. *Tässä yhteydessä rytmillä ei tarkoiteta pelkästään sitä, kuka tekee nopeasti ja kuka hitaasti. Kyse on laajemmin siitä, miten ihminen käsittelee informaatiota, ennakoi seuraavia vaiheita, hahmottaa kokonaisuuksia ja rytmittää omaa toimintaansa suhteessa aikaan.

Työyhteisössä voi olla useita osaavia, motivoituneita ja yhteistyöhaluisia ihmisiä, ja silti yhteinen tekeminen tuntuu jatkuvasti raskaammalta kuin sen pitäisi. Työ valmistuu, palaverit pidetään ja deadlinet täyttyvät, vaikka pinnan alla moni kokee, että yhteistyö vie suhteettoman paljon energiaa siihen nähden, miten yksinkertaisesta tekemisestä lopulta on kyse. Tällöin ongelma ei aina ole osaamisessa, tahdossa tai yhteistyökyvyssä. Joskus kyse on siitä, että ihmiset käsittelevät työtä eri ajattelun, ennakoinnin ja toiminnan rytmissä.

Erilaiset työskentelyrytmit näkyvät arjessa enemmän kuin usein huomataan

Toinen hahmottaa kokonaisuuksia nopeasti. Hän näkee jo kesken nykyisen tehtävän, mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua, mihin päätökset johtavat ja mitä kannattaa valmistella etukäteen. Hän ei välttämättä tietoisesti päätä toimia näin, vaan kokonaisuudet rakentuvat hänelle automaattisesti samalla kun työ etenee.

Toinen taas etenee vaiheittain. Hän keskittyy siihen, mikä on käsillä juuri nyt, eikä koe tarvetta tarkastella seuraavia askelia ennen kuin niiden aika aidosti tulee. Hänen toimintatapansa ei tee hänestä vähemmän osaavaa, vähemmän vastuullista tai vähemmän sitoutunutta. Hän vain rakentaa työnsä eri järjestyksessä.

Ongelma syntyy tällöin siitä, että nämä erot näyttävät ulospäin hyvin erilaisilta, vaikka kumpikaan ei itsessään ole väärä. Se, mikä toiselle näyttäytyy vastuullisena ennakointina, voi toiselle näyttäytyä tarpeettomana hosumisena. Se, mikä toiselle näyttäytyy harkittuna vaiheittaisuutena, voi toiselle näyttäytyä passiivisuutena tai kokonaisuuden hahmottamisen puutteena.

Työyhteisön kitka tulkitaan helposti myös väärin

Kun rytmieroa ei tunnisteta, sitä aletaan helposti tulkita luonteenpiirteiden, asenteen tai työmotivaation kautta.

Nopeammin hahmottava voi alkaa ajatella, etteivät muut ota kokonaisuutta haltuun, etteivät he kanna vastuuta riittävän ennakoivasti tai etteivät he yksinkertaisesti näe sitä, mikä hänen näkökulmastaan on ilmeistä. Hän voi kokea joutuvansa jatkuvasti vetämään muita mukanaan tai sanoittamaan asioita, joita ei hänen mielestään pitäisi joutua selittämään.

Lineaarisemmin etenevä taas voi alkaa kokea ympäristön kaoottisena, tarpeettoman kiireisenä tai jatkuvasti liian vaativana. Hänelle voi syntyä tunne, ettei hän saa koskaan tehdä asioita rauhassa loppuun ennen kuin ympärillä jo puhutaan seuraavasta vaiheesta.

Näin työskentelyrytmeistä syntyvä yhteistyöhaaste alkaa näyttäytyä henkilökohtaisena ongelmana. Kummankin kokemus on todellinen, vaikka kumpikaan ei välttämättä arvioi tilannetta oikein.

Synkronoimattomuus kuluttaa energiaa huomaamatta

Tällainen synkronoimattomuus ei useimmiten näy suorina konflikteina tai avoimina riitoina. Se näkyy paljon hienovaraisemmin jatkuvana kitkana, joka kuluttaa työyhteisön energiaa vähän kerrallaan. Tässä yhteydessä synkronoimattomuus tarkoittaa käytännössä sitä, että ihmiset ennakoivat, reagoivat ja rytmittävät tekemistään niin eri tavalla, ettei yhteistyö tunnu täysin vaivattomalta.

Käytännössä tämä voi näkyä esimerkiksi niin, että tiimipalaverissa yksi henkilö nostaa jo seuraavan kvartaalin riskit pöydälle samalla, kun toinen yrittää vielä saada nykyisen viikon tehtäviä järjestykseen. Ensimmäinen kokee olevansa vastuullinen ja ennakoiva. Toinen kokee, että asioita kiirehditään tarpeettomasti ja, että keskustelu harppoo jatkuvasti hänen ajattelunsa edelle. Molemmat toimivat omasta näkökulmastaan järkevästi, ja silti yhteinen rytmi ei kohtaa.

Nopeammin hahmottava turhautuu siihen, että joutuu odottamaan, muistuttamaan tai avaamaan yhä uudelleen asioita, joiden hän kokee olevan itsestään selviä. Lineaarisemmin etenevä taas väsyy siihen, että hänen pitäisi jatkuvasti kuroa kiinni tempoa, joka ei tunnu luontevalta tai kestävältä.

Pitkällä aikavälillä tämä alkaa näkyä työyhteisössä kokemuksena siitä, että yhteistyö on raskaampaa kuin sen pitäisi olla. Ihmiset väsyvät toisiinsa enemmän kuin itse työhön. Ärsytys kohdistuu helposti persooniin, vaikka todellinen kuormituksen lähde on näkymättömämpi: yhteistyö vaatii jatkuvaa sisäistä sopeutumista toisen rytmiin, reagointitapaan ja työn tekemisen tempoon.

Rakenteita voi parantaa paljon, vaikka mikään määrä prosessikaavioita ei muuta sitä, miten ihmiset luonnostaan hahmottavat työnsä rytmin, kuinka pitkälle eteenpäin he ajattelevat tai miten he rakentavat etenemisensä.

Hyvä tiimi tarvitsee muutakin kuin osaamista

Työelämässä toistetaan usein ajatusta, että monimuotoisuus on vahvuus. Usein se onkin. Erilaiset näkökulmat, taustat ja osaamiset voivat tehdä tiimistä huomattavasti vahvemman kuin yksittäisten ihmisten summa.

Silti on hyödyllistä tunnistaa, ettei kaikki erilaisuus automaattisesti täydentä toisiaan. Osa eroista rikastaa yhteistyötä. Osa taas lisää jatkuvaa kitkaa, vaikka kaikki osapuolet olisivat osaavia, motivoituneita ja hyviä työssään.

Hyvä tiimi ei muodostu vain siitä, että mukana on oikeat kompetenssit ja hyvä tahtotila. Se muodostuu myös siitä, että ihmiset kykenevät toimimaan riittävän samassa rytmissä, jotta yhteistyö ei itsessään ala kuluttaa kohtuuttomasti energiaa.

Kun tätä ei tunnisteta, työyhteisössä aletaan helposti etsiä ongelmaa väärästä paikasta. Puhutaan asenteesta, yhteistyötaidoista tai sitoutumisen puutteesta tilanteessa, jossa todellinen haaste on paljon yksinkertaisempi ja samalla vaikeammin havaittava: ihmiset eivät rakenna työtään samassa tempossa. Kaikkea työyhteisön kitkaa ei siis pidä yrittää ratkaista korjaamalla ihmisiä. Joskus olennaisempi kysymys ei ole siinä, kuka toimii väärin, vaan siinä, kuinka paljon yhteistyö vaatii jatkuvaa mukautumista, jotta se pysyy ylipäätään käynnissä.

Jos yhteinen tekeminen kuluttaa enemmän energiaa kuin itse työ, ongelma ei välttämättä ole osaamisessa, motivaation puutteessa tai yhteistyöhalussa. Ongelma voi olla siinä, että ihmiset yrittävät rakentaa yhteistä tekemistä rytmeillä, jotka eivät kohtaa riittävän hyvin.

Kaikki erilaisuus ei ole vahvuutta vain siksi, että se on erilaisuutta. Osa erilaisuudesta rikastaa yhteistyötä. Osa taas tekee siitä jatkuvaa hienosäätöä.

Toimiva työyhteisö tunnistaa myös tämän. Se ymmärtää, ettei jokainen kitka tarkoita huonoa asennetta, puutteellista osaamista tai heikkoa yhteistyökykyä. Joskus kitka tarkoittaa vain sitä, että ihmiset eivät hengitä työn tasolla samaan tahtiin.

Ja sen tunnistaminen voi olla arvokkaampaa kuin vielä yksi lisäkeskustelu yhteistyötaitojen kehittämisestä.